УПД — Универсальный передаточный документ (образец заполнения) в 2018 году

Последнее обновление 06.04.2018 в 20:48

С 2013 года при оформлении хозяйственных операций применяется УПД – универсальный передаточный документ. Он имеет унифицированную форму и заполняется в соответствии с инструкцией, указанной далее.

Образец УПД

УПД широко применяется различными организациями для отчетности по затратам, ведения бухучета, обращения на вычет. Первоначально предполагалось, что универсальный передаточный документ будет использоваться для поставки товаров и имущества. Но УПД нашли более широкое применение:

  • оказанные услуги;
  • работы;
  • передача прав владения имуществом;
  • поставка товаров с логистической составляющей и без нее.

На образце можно посмотреть принципы заполнения УПД:

Образец заполнения УПД

УПД включает в себя следующую информацию:

  • наименование;
  • дата составления (должна совпадать с датой счет-фактуры);
  • наименование организации, которая заполнила документ;
  • наименование, количество товара или услуги;
  • стоимость товара или услуг с учетом НДС;
  • подписи и печати сторон.

Плюсы от внедрения УПД:

  • снижение документооборота, меньше требуется бумаг для передачи продукции или услуги;
  • упрощена процедура оформления;
  • широкий спектр действия.
К минусам относится отсутствие возможности заменить товарораспределительные бумаги об импорте товаров.

Формат и переход УПД

Большая часть организаций работает со стандартной формой УПД. Но компания может изменить таблицу, добавив пункты. Однако обязательные графы, указанные выше, удалять нельзя.

Формат УПД утверждается руководителем компании. Для этого издается приказ, действующий во всех подразделениях.

Переход на УПД происходит в два этапа:

  1. Руководство организует работу с УПД, проводится обучение персонала, изучение ошибок. Разрабатывается регламент, в котором указывается порядок оформления УПД, хранения, ведения отчетности. Можно часть услуг или товаров предоставлять клиентам по прежней документации.
  2. Решение компании отражается в учетной политике.

Статус УПД

УПД имеет определенный статус: 1 или 2. Он означает, какие виды документов заменяет собой УПД:

  • если проставлена цифра 1, то УПД заменяет комплект: первичный документ (ПВ) и счет-фактура (СЧФ);
  • если в поле «статус» стоит цифра 2, то такой УПД называют «упрощенкой», поскольку он заменяет только ПВ.

Статус Универсального передаточного документа
Когда УПД заменяет только первичный документ, а поле статуса проставлена цифра 2, то поля, предназначенные для сведений о СЧФ, остаются пустыми.

Номер УПД

Номер УПД нельзя присваивать с потолка, указывая любое число. Налоговые органы при проверке документов обязательно обращают внимание на этот параметр. Так, при заполнении счет-фактуры номера присваиваются в хронологическом порядке.

А вот к первичному документу жесткие требования к номеру отсутствуют. В ст. 9 закона № 402-ФЗ номер УПД не указан в качестве его обязательных реквизитов. Согласно этому нормативному акту:

  • если УПД присвоен статус 1, то указывается номер счет-фактуры;
  • если статус 2, то указывается номер первичного документа.

Заполнение даты УПД

При заполнении даты учитывается период выставления счета и предоставления услуг или товаров. Возможно два варианта:

  1. Даты совпадают. Такое происходит, когда продавец или поставщик оказывают услуги в день выпуска УПД.
  2. Даты не совпадают. Нередко УПД оформляется раньше, чем день отгрузки продукции или предоставления услуг.

Оба формата даты являются нормой.

На бумаге есть еще одна дата – отгрузки и приемки. Этот пункт заполняется покупателем в день получения продукции или услуги.

При составлении отчета указываются три даты. Но в последних графах, указывающих на день приемки товаров, можно продублировать сведения из верхних пунктов (день оформления и поставки).

Чьи подписи проставляются

Подписи сторон проставляются обязательно. Они подтверждают сделку и возлагают ответственность на участников соглашения. Кто подписывает УПД:

  • уполномоченное лицо, отвечающее за отгрузку продукции или качество оказываемых услуг;
  • уполномоченное лицо, отвечающее за правильное оформление УПД;
  • лицо, принявшее товар или услугу;
  • лицо, ответственное за оформление документации со стороны покупателя.

Подпись сопровождается внесением информации о должности, ФИО лиц, участвующих в сделке.

Случается, что оформлением УПД и отгрузкой товара занимается один человек. Это означает, что во второй графе подпись можно не проставлять, но должность и инициалы указываются обязательно.

Многие интересуются – есть ли требования к подписи. Особых правил заполнения перечисленных граф не существует. Допускается использование черных и синих чернил, но желательно, чтобы подпись и печать не перекрещивались. Указывать фамилию нужно полностью, без сокращений.

Каждое лицо, подписавшееся в УПД, несет ответственность за правильность оформления хозяйственной жизни. Не допускается использование чужих инициалов при составлении бумаги.

Что такое экономический субъект и нужна ли печать

Экономический субъект указывается в УПД со стороны продавца и покупателя (графы 14 и 19). Это лицо, ответственное за оформление хозяйственной жизни или иной представитель организаций. Как правило, в графе покупателя указывается лицо, ответственное за прием товара или услуги. Но предусматриваются и другие варианты:

  • руководитель предприятия;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель подразделения.

Что касается печати, то требования отсутствуют. При составлении УПД можно отказаться от нее, проставив подписями. Связано это с тем, что счет-фактура не требует печатей.

Но если печать проставлена, то это не считается ошибкой.

Какие поля не заполнять

В УПД предусмотрены поля, заполнение которых необязательно, но полезно для поставщиков и покупателей. К ним относится:

  1. Поле А. Здесь указывается порядковый номер записи товара или услуги, что облегчает поиск по базе. Число присваивается в свободном порядке.
  2. Поле Б. Артикул или код продукта или услуги. У продавцов и покупателей артикулы товаров разные, но заполнение графы подтверждают льготы по страховым взносам.
  3. Пункт 8. Указывает на вид взаимоотношений сторон, если заключена сделка, подтверждаемая договорами.
  4. Пункт 9. Содержит информацию о поставщике – номер транспортного средства, путевого листа и т. д.
  5. Пункт 12. Заполняется дополнительной информацией о поставляемом грузе. Например, номера сертификатов и лицензий.
  6. Пункт 17. Содержит сведения о наличии или отсутствии претензий при получении продукции или оказании услуг.

Отсутствие информации в перечисленных графах не относится к ошибкам. Но при заполнении всех пунктов УПД упрощается ведение хозяйственной жизни.

  1. УПД совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ.
  2. Используется при продаже товаров и услуг, передачи имущества и т. д.
  3. Унифицированный формат, но допускается изменение формата.
  4. Без печати УПД не теряет силу.
  5. Подписи сторон сделки обязательны.

Видео

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

img

Я очень старался при написании этой статьи, пожалуйста, оцените мои старания, мне это очень важно, спасибо!

Оцените статью:

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Добавить комментарий

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: