С 2013 года при оформлении хозяйственных операций применяется УПД – универсальный передаточный документ. Он имеет унифицированную форму и заполняется в соответствии с инструкцией, указанной далее.
Образец УПД
УПД широко применяется различными организациями для отчетности по затратам, ведения бухучета, обращения на вычет. Первоначально предполагалось, что универсальный передаточный документ будет использоваться для поставки товаров и имущества. Но УПД нашли более широкое применение:
- оказанные услуги;
- работы;
- передача прав владения имуществом;
- поставка товаров с логистической составляющей и без нее.
На образце можно посмотреть принципы заполнения УПД:
УПД включает в себя следующую информацию:
- наименование;
- дата составления (должна совпадать с датой счет-фактуры);
- наименование организации, которая заполнила документ;
- наименование, количество товара или услуги;
- стоимость товара или услуг с учетом НДС;
- подписи и печати сторон.
Плюсы от внедрения УПД:
- снижение документооборота, меньше требуется бумаг для передачи продукции или услуги;
- упрощена процедура оформления;
- широкий спектр действия.
Формат и переход УПД
Большая часть организаций работает со стандартной формой УПД. Но компания может изменить таблицу, добавив пункты. Однако обязательные графы, указанные выше, удалять нельзя.
Переход на УПД происходит в два этапа:
- Руководство организует работу с УПД, проводится обучение персонала, изучение ошибок. Разрабатывается регламент, в котором указывается порядок оформления УПД, хранения, ведения отчетности. Можно часть услуг или товаров предоставлять клиентам по прежней документации.
- Решение компании отражается в учетной политике.
Статус УПД
УПД имеет определенный статус: 1 или 2. Он означает, какие виды документов заменяет собой УПД:
- если проставлена цифра 1, то УПД заменяет комплект: первичный документ (ПВ) и счет-фактура (СЧФ);
- если в поле «статус» стоит цифра 2, то такой УПД называют «упрощенкой», поскольку он заменяет только ПВ.
Когда УПД заменяет только первичный документ, а поле статуса проставлена цифра 2, то поля, предназначенные для сведений о СЧФ, остаются пустыми.
Номер УПД
А вот к первичному документу жесткие требования к номеру отсутствуют. В ст. 9 закона № 402-ФЗ номер УПД не указан в качестве его обязательных реквизитов. Согласно этому нормативному акту:
- если УПД присвоен статус 1, то указывается номер счет-фактуры;
- если статус 2, то указывается номер первичного документа.
Заполнение даты УПД
При заполнении даты учитывается период выставления счета и предоставления услуг или товаров. Возможно два варианта:
- Даты совпадают. Такое происходит, когда продавец или поставщик оказывают услуги в день выпуска УПД.
- Даты не совпадают. Нередко УПД оформляется раньше, чем день отгрузки продукции или предоставления услуг.
Оба формата даты являются нормой.
На бумаге есть еще одна дата – отгрузки и приемки. Этот пункт заполняется покупателем в день получения продукции или услуги.
Чьи подписи проставляются
Подписи сторон проставляются обязательно. Они подтверждают сделку и возлагают ответственность на участников соглашения. Кто подписывает УПД:
- уполномоченное лицо, отвечающее за отгрузку продукции или качество оказываемых услуг;
- уполномоченное лицо, отвечающее за правильное оформление УПД;
- лицо, принявшее товар или услугу;
- лицо, ответственное за оформление документации со стороны покупателя.
Подпись сопровождается внесением информации о должности, ФИО лиц, участвующих в сделке.
Случается, что оформлением УПД и отгрузкой товара занимается один человек. Это означает, что во второй графе подпись можно не проставлять, но должность и инициалы указываются обязательно.
Многие интересуются – есть ли требования к подписи. Особых правил заполнения перечисленных граф не существует. Допускается использование черных и синих чернил, но желательно, чтобы подпись и печать не перекрещивались. Указывать фамилию нужно полностью, без сокращений.
Что такое экономический субъект и нужна ли печать
Экономический субъект указывается в УПД со стороны продавца и покупателя (графы 14 и 19). Это лицо, ответственное за оформление хозяйственной жизни или иной представитель организаций. Как правило, в графе покупателя указывается лицо, ответственное за прием товара или услуги. Но предусматриваются и другие варианты:
- руководитель предприятия;
- главный бухгалтер;
- руководитель подразделения.
Что касается печати, то требования отсутствуют. При составлении УПД можно отказаться от нее, проставив подписями. Связано это с тем, что счет-фактура не требует печатей.
Но если печать проставлена, то это не считается ошибкой.
Какие поля не заполнять
В УПД предусмотрены поля, заполнение которых необязательно, но полезно для поставщиков и покупателей. К ним относится:
- Поле А. Здесь указывается порядковый номер записи товара или услуги, что облегчает поиск по базе. Число присваивается в свободном порядке.
- Поле Б. Артикул или код продукта или услуги. У продавцов и покупателей артикулы товаров разные, но заполнение графы подтверждают льготы по страховым взносам.
- Пункт 8. Указывает на вид взаимоотношений сторон, если заключена сделка, подтверждаемая договорами.
- Пункт 9. Содержит информацию о поставщике – номер транспортного средства, путевого листа и т. д.
- Пункт 12. Заполняется дополнительной информацией о поставляемом грузе. Например, номера сертификатов и лицензий.
- Пункт 17. Содержит сведения о наличии или отсутствии претензий при получении продукции или оказании услуг.
Отсутствие информации в перечисленных графах не относится к ошибкам. Но при заполнении всех пунктов УПД упрощается ведение хозяйственной жизни.
- УПД совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ.
- Используется при продаже товаров и услуг, передачи имущества и т. д.
- Унифицированный формат, но допускается изменение формата.
- Без печати УПД не теряет силу.
- Подписи сторон сделки обязательны.
